Quản lý nhân sự của một công ty thường bận rộn và không phải lúc nào cũng có thời gian cần thiết để nghiên cứu một cách đầy đủ về quy trình và hệ thống nhân sự (HRIS hay HRM) họ đang dùng, kể cả việc chọn phần mềm nhân sự nào cho công việc tính lương cũng khá là đau đầu. Hầu hết thời gian, các quyết định được đưa ra rất đơn giản, dựa trên hai yếu tố: Giá thành và tốc độ áp dụng vào công việc. Tuy nhiên, tiêu chí mà bạn nên dựa vào, theo ý kiến ​​của chúng tôi, những nhà tư vấn có kinh nghiệm, chúng rộng hơn vậy rất nhiều. Và đây là năm bước đơn giản mà bạn có thể áp dụng để chọn HRIS phù hợp cho công ty của mình.

Bước 1: Xác định nhu cầu của công ty mình

Điều quan trọng là phải hiểu rõ về nhu cầu hoạt động của tổ chức của mình. Điều này đòi hỏi một tầm nhìn toàn diện và đầy đủ về chức năng phòng nhân sự và vai trò của nó lơn hay nhỏ trong công ty. Có thể xác định chính xác nhu cầu của doanh nghiệp bạn và những khoảng trống trong quy trình hiện tại bằng cách trả lời bốn câu hỏi đơn giản nhưng thiết yếu sau:

• Quy trình và chính sách nhân sự hiện tại của công ty như thế nào?

• Những vấn đề mà công ty đang phải đối mặt ngay bây giờ là gì? Kết hợp các yêu cầu được đưa ra từ tất cả các bên liên quan khác nhau trong bộ phận nhân sự, cũng như các yêu cầu từ bộ phận IT, phòng kinh doanh, v.v.. Nhìn chung, những yêu cầu này sẽ hướng bạn đi đúng hướng đối với loại phần mềm nhân sự mà bạn cần.

• Có bao nhiêu nhân viên trong công ty?

• Ngân sách của công ty bạn dành cho HRIS là bao nhiêu?

• Chính bạn và các thành viên trong phòng nhân sự muốn gì và cần gì?

Bước 2: Nghiên cứu thị trường và so sánh các nhà cung cấp HRIS/ HRM

Điều quan trọng là chọn đúng nhà cung cấp sẽ giúp công ty có được nền tảng hỗ trợ đào tạo, giúp giảm thiểu quá trình chuyển đổi, xử lý khi rủi ro hay gặp lỗi và việc luôn đồng hành trong suốt quá trình sử dụng phần mềm từ nhà cung cấp. Không bao giờ là một ý kiến ​​tồi nếu bạn nghiên cứu một chút về kinh nghiệm triển khai của bên cung cấp, tham khảo ý kiến khách hàng để đánh giá năng lực thực tế của nhà cung cấp phần mềm. Tham khảo ý kiến ​​của những khách hàng đã sử dụng dịch vụ của nhà cung cấp để có cái nhìn khách quan về nhà cung cấp mà bạn đang lựa chọn.

Tembo Pay là phần mềm được tinh tưởng trong phân khúc doanh nghiệp vừa và nhỏ ở Việt Nam. Tembo Pay là một sản phẩm của Cadena, công ty có bề dầy lịch sử trong việc phát triễn HRM / HRIS ở Việt Nam và Đông Nam Á. Hiện chúng tôi đã có một lượng khách hàng doanh nghiệp tương đối lớn, phản ánh được sự tin tưởng từ thị trường.

Bước 3: Yêu cầu việc dùng thử hay demo từ nhà cung cấp

Sau khi lọc ra các nhà cung cấp phần mềm phù hợp nhất, bạn sẽ có thể chuẩn bị quy trình lựa chọn bao gồm việc trình diễn sản phẩm (demo hay dùng thử), gặp mặt trực tiếp và các phiên hỏi đáp với bên cung cấp. Bạn hãy nhớ lập báo cáo để theo dõi và so sánh giữa các nhà cung cấp khác nhau, điều này sẽ giúp bạn dễ dàng đánh giá và quyết định sau khi đã xem xét xong.

Bạn có thể trải nghiệm Tembo Pay ngay tại www.tembo-pay.com,chỉ sau 3 phút đăng ký.

Bước 4: Đặt câu hỏi với nhà cung cấp HRM

Trong quá trình nhà cung cấp demo phần mềm, nên lưu ý các tiêu chí sau: Phần mềm có thân thiện với người dùng không, khả năng tích hợp với các phần mềm khác không, việc di chuyển dữ liệu đơn giản như thế nào; tính linh hoạt của cấu hình hệ thống, hiệu suất cao hay thấp; Hệ thống báo cáo đa dạng như thế nào. Vì vậy, hãy chắc chắn rằng bạn hỏi các nhà cung cấp những câu hỏi để nắm bắt các điều trên.

Dựa trên các tiêu chí bạn đã thiết lập, bạn sẽ có thể biết bạn mong đợi gì từ giải pháp nhân sự trong tương lai của mình, bạn có thể đưa ra danh sách các tính năng yêu cầu, xếp chúng theo thứ tự ưu tiên và tìm kiếm giải pháp từ các nhà cung cấp khác nhau. Đây là cách bạn sẽ tự thiết kế quỹ đạo của HRIS trong tương lai của bạn. Quyết định nằm trong tay bạn, hãy nhớ điều đó!

Lưu ý rằng, có thể bạn đang muốn một phần mềm quá to và quá nhiều chức năng hơn cần thiết cho công ty của bạn. Thay vì mua một phần mềm to tướng, việc cân nhắc sử dụng những phần mềm vừa phải với nhựng tính năng phổ quát có thể chính là lựa chọn tối ưu cho bạn. Không phải cái gì to và hoành tráng cũng tốt. Có khi sự phức tạp có thể trở thành gánh nặng vận hành cho công ty bạn về sau.

Bước 5: Đưa ra quyết định cuối cùng và kiên trì thực hiện!

Bằng cách thiết lập kỳ vọng của mình trước khi bước vào việc mua phần mềm chính thức, bạn sẽ nhận thức được đầy đủ về những gì cần tìm trong bộ sản phẩm HRM đó, điều này sẽ giúp đưa ra so sánh đầy đủ về các nhà cung cấp phần mềm nhân sự – tính lương, tìm năng ngoài thị trường Việt nam.

Việc chọn một Phần mềm nhân sự có thể khá mất thời gian, nhưng nếu bạn đã làm theo năm bước này, bạn sẽ được trang bị đầy đủ để xem nhà cung cấp phần mềm phù hợp nhất với mức giá mong muốn của bạn và đưa ra quyết định đúng đắn phù hợp với tổ chức của bạn cho trung và dài hạn. Bây giờ, phần còn lại để thuyết phục cấp quản lý cao hơn rằng bạn đã chọn giải pháp tốt nhất và hiệu quả nhất cho công ty.

www.tembo-pay.com Trải nghiệm thử phần mềm Tembo Pay trong 30 ngày với đẩy đủ hỗ trợ trực tiếp từ chúng tôi !