Thiết kế văn phòng từ lâu đã là một việc làm mang nhiều ý nghĩa quan trọng trong cả văn hóa Đông Tây, nếu không muốn nói là vô cùng quan trọng đối với hiệu suất làm việc của nhân viên và khả năng thành công của công ty đó. Ví dụ, Cubicles (các buồng nhỏ) từng được coi là một cách sáng tạo để tạo sự riêng tư cho nhân viên với chi phí chỉ bằng một phần chi phí của các văn phòng riêng hoàn toàn.

Tất nhiên, nhiều nghiên cứu kể từ đó đã chỉ ra rằng các văn phòng làm việc như thế không hiệu quả như đã từng tưởng tượng. Trong những năm gần đây, chúng ta đã thấy “các buồng nhỏ” được thay thế bằng nơi làm việc mở, không ngăn cách. Nhưng cách thiết kế đó cũng có nhiều hạn chế và không hẳn là vượt trội hoàn toàn so với kiểu thiết kế Cubicles.

Ngày nay, hầu hết các tổ chức, công ty hiểu rằng không có một thiết kế nào phù hợp với tất cả mọi người để đảm bảo cả tính thẩm mỹ và cả khả năng thúc đẩy hợp tác trong công việc. Thêm vào đó, ngày càng nhiều người và công ty đã bắt đầu thích nghi với việc làm việc từ xa và giảm thời gian có mặt ở văn phòng. Điều này đặt ra câu hỏi: thiết kế văn phòng ngày nay nên như thế nào?

Văn phòng hỗn hợp

Kể từ khi COVID-19 buộc nhân viên văn phòng làm việc tại nhà, đã có rất nhiều cuộc tranh luận về mô hình làm việc nào là tốt nhất cho doanh nghiệp – và mô hình nào tốt nhất cho người lao động. Thật thú vị, nghiên cứu đã chỉ ra rằng có một mức cân bằng ở giữa tốt cho cả 02 bên.

Một cuộc khảo sát của PwC năm 2021 cho thấy 54% nhân viên thích làm việc tại nhà ba lần một tuần. Con số đó lặp lại với một phát hiện năm 2020 của Gensler cho thấy tỷ lệ đó là 52% .

Tin tốt là các nhà lãnh đạo doanh nghiệp đồng ý rằng làm việc kết hợp là một lựa chọn tuyệt vời, với 72% các nhà lãnh đạo doanh nghiệp toàn cầu đang lên kế hoạch cho các mô hình làm việc kết hợp.

Vậy thiết kế không gian văn phòng sẽ ra sao? Văn phòng trung tâm phục vụ mục đích gì khi nhân viên đôi khi dành hơn một nửa thời gian làm việc ở nhà? Hóa ra, có một số cách mà các công ty có thể thiết kế văn phòng để có năng suất làm việc tốt hơn và cải thiện kết nối giữa nhân viên. Dưới đây là 6 điều bạn có thể cân nhắc.

1. Nâng cấp phòng hội thảo (phòng họp lớn)

Các cuộc họp trực tuyến đã là trung tâm của nơi làm việc mới, vì vậy các phòng hội nghị nên tạo được cảm giác là mọi người vẫn đang có mặt thật sự ở trong phòng họp. Điều này sẽ giúp những người không ở trong văn phòng cảm thấy được kết nối và được tham gia vào cuộc họp hơn.

Việc lắp đặt một màn hình lớn có thể hiển thị khuôn mặt của toàn bộ những người tham dự nên đứng đầu danh sách các việc cần làm ở đây. Các Andriod TV 60–70-inch của một số thương hiệu Trung Quốc cũng rất vừa túi tiền, và bạn có thể cài đặt các ứng dụng như Zoom, Google Meet ngay trên chính TV, cùng với micrô và webcam tốt để nâng cao chất lượng cuộc gọi. Các phòng họp cũng nên có cách âm để những người bên trong không làm phiền người ở ngoài và ngược lại.

Ngoài những thiết bị phổ thông thiết yếu, bạn cũng có thể xem xét đầu tư hơn ví dụ như:

  • Máy chiếu hay Smart TV có hỗ trợ tương tác như ghi chú, vẽ trực tiếp lên
  • Bàn tròn có thể xoay (để loại bỏ vị trí ngồi ở đầu bàn)
  • Camera (webcam) có thể xoay 360 độ

2. Cân nhắc thiết kế cho sự tùy biến theo nhu cầu

Một phần của sự hấp dẫn của công việc kết hợp (linh động) là sự linh hoạt mà nó mang lại cho người lao động. Nhưng nó cũng cho phép các văn phòng trở nên linh hoạt hơn, không còn một mục đích sử dụng duy nhất. Ví dụ, một lúc nào đó, bộ phận kế toán có thể sử dụng một khu vực của văn phòng phù hợp hơn với việc lên báo cáo bán hàng hàng tháng; tiếp theo, chính không gian đó có thể được sử dụng để đào tạo các sinh viên thực tập mới vào.

Có một không gian văn phòng có thể điều chỉnh theo nhu cầu cụ thể của nhân viên vào thời điểm đó là một động lực tuyệt vời để đưa mọi người đến văn phòng để cùng làm việc. Việc này cũng giúp giảm diện tích cần phải có của một văn phòng xuống, từ đó giảm chi phí thuê và tiền điện. Để làm được điều này, bạn nên cân nhắc sử dụng các loại nội thất có bánh xe, gọn nhẹ để mọi người có thể dễ dàng di chuyển.

3. Tạo các không gian riêng tư

Mặc dù sự hợp tác và làm việc nhóm là rất quan trọng đối với sự thành công của một số nhiệm vụ cụ thể, nhưng đôi khi nhân viên và lãnh đạo cần có một số thời gian riêng, không bị làm phiền.

Có rất nhiều thứ có thể làm phiền mọi người trong môi trường văn phòng, như một cuộc khảo sát của CareerBuilder trước đại dịch đã cho thấy những người hay tán gẫu trong văn phòng và đồng nghiệp ghé qua trò chuyện là một trong những lý do hàng đầu. Thế nên một số không gian riêng giúp nhân viên có thể tậm trung là cần thiết để đảm bảo hiệu quả trong công việc.

4. Tạo sự thoải mái của một ngôi nhà

Một trong những phần thưởng chính của việc làm việc tại nhà là sự thoải mái. Để không gian công sở có thể cạnh tranh với không gian nhà ở, các nhà lãnh đạo nhân sự cần phải xem xét sự thoải mái mà nó mang lại cho nhân viên. Ghế văn phòng phải thoải mái và phải có các khu vực trong văn phòng để nhân viên có thể thư giãn và giải lao.

Erik Pham, biên tập viên cấp cao của Kênh Y tế có trụ sở tại Grove City, Ohio, Hoa Kỳ, cho biết: “Hãy tạo ra một không gian thoải mái và hấp dẫn cho tất cả mọi người. Điều này có nghĩa là có nhiều chỗ ngồi, nhiều ánh sáng tự nhiên và tốc độ Wifi tốt”. Các công ty có thể loại bỏ những chiếc ghế nhựa trong căng tin và thay thế chúng bằng những khu vực ngồi êm ái hoặc ghế sofa để tạo ra những không gian xã hội hợp tác hấp dẫn hơn.

“Hãy đảm bảo rằng có nhiều không gian chung, nơi các nhân viên có thể đến với nhau để cộng tác hoặc chỉ đơn giản là nghỉ ngơi một chút”, Pham nói thêm “Đây có thể là bất cứ thứ gì từ các khu vực tiếp khách đến các phòng họp.”

5. Bỏ đi các kiểu thiết kế truyền thống

Một yếu tố cản trở các văn phòng truyền thống thường là không gian trông nhạt nhẽo, thiếu sức sống. Bàn làm việc được sắp xếp hoàn hảo thẳng tắp với hệ thống đèn ống huỳnh quang, tường trắng và thảm công nghiệp màu xám thường không lôi cuốn và hấp dẫn.

Một số văn phòng tốt nhất hiện nay đã được chuyển đổi để trông không giống một khu vực làm việc đơn thuần mà giống một không gian sống hài hòa, vui vẻ và các tương tác xã hội đều có thể diễn ra. Một số công ty thậm chí đã tạo ra những diện mạo khác nhau cho các khu vực khác nhau của văn phòng để phù hợp với sở thích và cảm xúc khác nhau. Sau đó, nhân viên có thể di chuyển từ không gian này sang không gian khác, thay vì dán mắt vào bức tường trắng hết ngày này qua ngày khác.

6. Hệ thống (phần mềm) đặt chỗ

Đa phần nơi làm việc có không gian hạn chế, đặc biệt là không có quá nhiều phòng họp. Tích hợp hệ thống đặt chỗ cho các không gian họp có thể giúp nhân viên tìm được ngày và giờ thích hợp để họp hoặc đến văn phòng.

Hầu hết các hệ thống loại này ngày nay đều được lưu trữ trên đám mây và mọi người có thể truy cập rất dễ dàng. Thêm nữa các phần mềm này có thể giảm bớt bất kỳ sự phiền toái nào mà nhân viên có thể gặp phải khi vào văn phòng chỉ để biết phòng họp đã bị một người khác sử dụng trước.

Cuối cùng, ý tưởng về nơi làm việc kết hợp là cung cấp cho nhân viên làm việc từ xa một nơi hấp dẫn để tiến hành công việc của họ và kết nối với đồng nghiệp. Việc từ chối cải tiến cho văn phòng thoải mái và tràn đầy cảm hứng hơn có thể làm tăng nguy cơ bất bình ở những người bị buộc phải đến văn phòng.

www.tembo-pay.com – Phần mềm nhân sự 4.0 – Dành cho các công ty vừa và nhỏ – Đầy đủ tính năng – Chi phí phải chăng | Sử dụng miễn phí trong 30 ngày đầu | Hỗ trợ kỹ thuật và nghiệp vụ HR xuyên suốt |