5. Chỉ định cho mỗi thành viên trong nhóm một vai trò thích hợp

Một phần của việc tập hợp một nhóm có năng lực là đảm bảo rằng mỗi thành viên trong nhóm đều có một vai trò xác định. Vai trò này phải phù hợp với kỹ năng, kinh nghiệm và động cơ của họ. Các vai trò nên được chỉ định bằng logic và lý do cụ thể, thay vì bằng trực giác hoặc ngẫu nhiên.

Các vai trò được giao rất quan trọng để tạo ra một luồng công việc trôi chảy nhằm đạt được mục tiêu. Nó giúp hợp lý hóa mục đích cá nhân, tận dụng các kỹ năng cá nhân và xây dựng team một cách đồng bộ.

Hãy xem qua ví dụ có thể áp dụng cho hầu hết mọi loại hình doanh nghiệp, hãy xem xét việc viết blog cho công ty.

Một nhóm quản trị blog của công ty cần những người sau:

• Một nhà chiến lược nội dung. Người này thực hiện nghiên cứu chủ đề, nghiên cứu từ khóa và lập chiến lược tổng thể cho nội dung được tạo cho blog.
• Một người tạo nội dung. Người này viết nội dung cho blog.
• Một biên tập viên. Người chỉnh sửa đảm bảo rằng nội dung được tạo ra là đúng mục tiêu, không có lỗi và được soạn thảo tốt.
• Một nhà thiết kế đồ hoạ. Người này tạo ra những hình ảnh cần thiết cho mọi bài đăng blog hay.
• Một nhà xuất bản. Người này chuyên về quản lý blog online và làm nhiệm vụ xuất bản theo định hướng chi tiết.
• Một nhà tiếp thị -marketing. Người này chịu trách nhiệm quảng bá nội dung thông qua tiếp cận cộng đồng, mạng xã hội và quảng cáo khi cần thiết.

Các nhóm khác nhau có thể có cách phân phối việc khác nhau và các nhiệm vụ khác nhau. Một số có thể kết hợp nhà văn và biên tập viên. Một số có thể kết hợp nhà chiến lược và nhà xuất bản. Một số có thể phân có thêm các vị trí khác, ví dụ như chuyên viên thiết kế hình ảnh 3D. Rất nhiều trong số đó là tùy theo sự đòi hỏi của hoàn cảnh. Phần quan trọng là mỗi người tham gia vào quá trình đều có một vai trò xác định, biết vai trò của họ là gì, có các kỹ năng để phù hợp nhất với vai trò đó và biết ai trong nhóm của họ nên cần được liên hệ khi họ gặp 1 vấn đề nằm ngoài chuyên môn của họ.

6. Khuyến khích Giao tiếp và Hợp tác

Giao tiếp rất quan trọng đối với sự thành công của bất kỳ nhóm hiệu suất cao nào. Không có nó, sự hợp tác trong nhóm là không thể diễn ra.

Giao tiếp bao gôm:

• Truyền thông từ người lãnh đạo đến nhóm để hướng dẫn định hướng của nhóm và đưa ra phản hồi và cập nhật khi cần thiết.
• Liên lạc từ nhóm tới lãnh đạo để cập nhật cho họ về quy trình, hiệu suất và ý tưởng của nhóm.
• Giao tiếp trong nội bộ nhóm để thảo luận về các ý tưởng, cộng tác và thực hiện các giải pháp.
• Giao tiếp giữa nhóm và các nhóm bên ngoài, để giao tiếp với những người khác khi cần thiết để đạt được mục tiêu của họ.

7. Không dập tắt ý tưởng

Điểm mạnh nhất của một đội có hiệu suất cao và yếu tố mà hầu hết các đội khác thiếu, là sự khuyến khích tự do phát biểu và đưa ra ý tưởng. Khi một thành viên trong nhóm có ý tưởng, họ nên được khuyến khích trình bày ý tưởng đó để thảo luận. Không có ý tưởng nào là ngu ngốc. Ngay cả khi một ý tưởng không thành công, nó nên được coi là hợp lệ và giải thích lý do tại sao nó không hoạt động, chứ không nên gạt bỏ nó.

Điều này rất quan trọng vì hai lý do. Đầu tiên, nó giúp cho mọi người về toàn bộ phạm vi của một vấn đề. Nếu một người có ý tưởng và nó sẽ có thể không hoạt động, họ nên được giải thích tại sao nó có thể sẽ không hoạt động, để họ có thể sử dụng thông tin đó để hình thành thêm các ý tưởng trong tương lai. Thứ hai, nó mở ra cánh cửa cho tư duy ngang và những ý tưởng mới lạ. Ai đó có thể có một ý tưởng tuyệt vời, điều đó có vẻ hiển nhiên với họ, nhưng họ không bao giờ nói điều đó bởi vì với họ nếu nó quá rõ ràng thì phải có lý do mà không ai khác trình bày nó.

Sự thật là, nhiều khi những ý tưởng mới là giải pháp tốt nhất cho một vấn đề. Điều gì có vẻ hiển nhiên đối với một thành viên trong nhóm thì lại có thể là ý xuất sắc đối với một người khác. Bạn sẽ không bao giờ biết nếu không khuyến khích việc trình bày và thảo luận ý tưởng một cách tự do trong nhóm.

8. Xung đột cần được giải quyết càng sớm càng tốt

Bất cứ khi nào hai hoặc nhiều người làm việc trên cùng một vấn đề, sẽ có xung đột. Một phần của việc chọn người tham gia vào nhóm của bạn là chọn những người giải quyết xung đột như một phần lành mạnh của việc giải quyết một vấn đề. Những người nóng tính, những người có tính bảo thủ, không thích thay đổi và những người quá gắn bó với những ý tưởng của họ; những người này có thể là những thành viên có giá trị trong đội, nhưng xung đột cần được giải quyết đúng cách khi nó phát sinh để ngăn chặn các tính thế khó xử, mất kết nối và thậm chí phá hoại trong đội.

Khi bạn (với tư cách là trưởng nhóm) nhận thấy xung đột phát sinh, hãy dành thời gian để giải quyết nó và giải tỏa không khí. Đảm bảo rằng bạn có tính đến phản hồi; nếu một đội đang chiến đấu vì áp lực thời gian của họ quá lớn và mục tiêu của họ trông không thể đạt được, đó không phải là lỗi của đội. Hãy lắng nghe họ khi họ nói một mục tiêu không thể thực hiện được và quay trở lại với những mục tiêu thực tế hơn.

Đôi khi, bạn có thể cần phải xóa các yếu tố gây chia rẽ khỏi một nhóm và thay thế chúng. Đừng ngại thực hiện các thay đổi đối với một nhóm để giữ cho nhóm đó hoạt động trơn tru.

Tổng kết ý

Xây dựng một nhóm hiệu suất cao là vấn đề rất cần đến việc ra quyết định có tính toán kỹ lưỡng, xây dựng một nhóm gồm những cá nhân phù hợp, đào tạo họ theo cách phù hợp và khuyến khích giao tiếp. Các đội nhóm xuất xắc không phải là một sự ngẫu nhiên; chúng được thiết kế cẩn thận và liên tục được phát triển. Bạn chắc chắn cũng có thể tạo ra một đội như vậy.

Tembo Pay – Phần mềm nhân sự – Tính lương 4.0 dành cho doanh nghiệp vừa và nhỏ.

www.tembo-pay.com sử dụng 30 ngày miễn phí