Trong thế giới kinh doanh, có những nhóm thuộc mức trung bình, và sau đó là những nhóm đội có hiệu suất thật sự cao. Họ có các thành viên hoạt động tốt cùng nhau, họ hoạt động hiệu quả không mệt mỏi ,đúng mục tiêu và gặt hái thành quả thật sự. Họ là ước mơ của mọi nhà quản lý nhân sự và mọi giám đốc điều hành, và những đội nhóm như vậy có khả năng mang lại lợi ích to lớn cho doanh nghiệp mà họ làm việc.

Đối với bất kỳ ai ở bên ngoài nhìn vào, nó có thể là một câu hỏi mở về cách mà các đội này được xây dựng. Những người có hiệu quả cao này có tình cờ tìm thấy nhau và gắn kết với nhau như những mảnh ghép không? Ban quản lý của họ có may mắn tìm khi được những người này không?

Câu trả lời là không. Những đội này được xây dựng, và chúng không phải là một sự tình cờ. Bạn cũng có thể xây dựng một nhóm hiệu suất cao trong tổ chức của mình – bạn chỉ cần đi đúng cách.

Chúng tôi đã tổng hợp một số chiến lược nhân sự để giúp bạn đạt được mục tiêu này cho chính công ty của mình.

1. Chọn đúng người cho công việc

Mặc dù nhìn bên ngoài nó có vẻ giống một cỗ máy được bôi dầu tốt, nhưng sự thật là các nhóm hiệu suất cao được xây dựng từ nhiều bộ phận khác nhau và những bộ phận đó là những cá nhân có kỹ năng, kiến ​​thức và kinh nghiệm.

Những đội này thường trông giống như họ là chuyên gia về bất cứ điều gì họ đặt ra, nhưng thực tế là họ chỉ tập trung vào những thứ họ giỏi.

Những người phù hợp với đội cần phải chia sẻ những phẩm chất nhất định.

• Họ phải có bộ kỹ năng phù hợp để hoàn thành các nhiệm vụ mà họ đặt ra.
• Họ phải có tư duy đúng đắn để giải quyết vấn đề và đối mặt với thách thức như một nhóm.
• Họ phải sẵn sàng làm việc như một phần của một đội hoặc nhóm lớn hơn, chứ không phải là một siêu sao duy nhất.
• Họ phải cởi mở để thay đổi để thích nghi với một thử thách hoặc hướng đi mới của nhóm

Tìm đúng người có thể là một nhiệm vụ khó khăn, đó là lý do tại sao rất ít nhóm thực sự đạt được hiệu suất cao. Quy trình tuyển dụng của bạn cần phải chính xác, các đánh giá của bạn cần có được bức tranh chính xác về các kỹ năng – cả cứng và mềm – mà nhân viên của bạn có và cấp quản lý của bạn cần phải phân biệt chính xác những thách thức mà một nhân viên sẽ phải đối mặt.

Cho đến nay, điều khó tìm nhất trong số này là tư duy phát triển. Một số người, khi đối mặt với một thử thách, sẽ cố gắng tránh né, hoặc đơn giản là phớt lờ nó. Trong khi những người khác coi đó là một trở ngại cần phải vượt qua. Một thách thức có thể dẫn đến sự phát triển cá nhân và nghề nghiệp. Như Carol Dweck, Giáo sư Tâm lý học tại Stanford, nói:

“Tư duy phát triển này dựa trên niềm tin rằng những phẩm chất cơ bản của bạn là những thứ bạn có thể trau dồi thông qua nỗ lực của mình. Những người có tư duy này có tin rằng bất cứ ai cũng có thể làm bất cứ điều gì, rằng bất kỳ ai có động cơ hoặc giáo dục thích hợp đều có thể trở thành Einstein hoặc Beethoven? Không, nhưng họ tin rằng tiềm năng thực sự của một người là không thể biết được (và không có giới hạn rõ ràng); rằng không thể lường trước được những gì có thể đạt được với nhiều năm đam mê, chăm chỉ và rèn luyện.”

2. Chọn kích thước nhóm sao cho phù hợp với Công việc

Nếu bạn đã từng xem bộ phim Ocean’s Eleven (hoặc bất kỳ thể loại phim siêu trộm nào tương tự), bạn biết rằng một nhóm hiệu quả cao có các thành viên thống nhất trong một mục tiêu tổng thể nhưng có mục đích và vai trò xác định trong nhóm đó. Một nhóm hiệu suất cao trong kinh doanh cũng hoạt động theo cách tương tự. Mỗi cá nhân có một bộ kỹ năng và kinh nghiệm riêng, và họ đưa ra những quan điểm khác nhau, những quan điểm khác nhau và những ý tưởng khác nhau về những vấn đề mà họ phải đối mặt.

Một nhóm cần có quy mô phù hợp để hoạt động tốt. Trớ trêu thay, Eleven không phải là một con số tốt cho một đội có hiệu suất cao. Theo các nghiên cứu từ McKinsey, một nhóm cần phải ở trong phạm vi phù hợp để đạt được hiệu quả.

Con số thấp nhất để làm cho một nhóm hoạt động hiệu quả là khoảng sáu người. Có ít hơn sáu người trong một nhóm sẽ tạo ra rất ít chỗ cho sự đa dạng về kinh nghiệm, kỹ năng và ý kiến. Sự năng động của một đội ở con số thấp hơn sáu dẫn đến việc chơi sức mạnh và những ý tưởng thống nhất có thể thiếu sự suy tính trước và những quan điểm độc đáo giúp một đội thực sự đạt hiệu suất cao.

Giới hạn trên của số thành viên là khoảng mười người. Điều này mang lại cho nhóm của bạn sự đa dạng về ý tưởng và kỹ năng cho phép họ bao quát tất cả các cơ sở đồng thời cho phép mọi người cảm thấy được lắng nghe và tận dụng các kỹ năng độc đáo của họ.

Một đội lớn hơn 10 người gặp phải vấn đề với các thành viên trong nhóm. Các đội lớn cũng kém nhanh nhẹn hơn; việc sắp xếp các cuộc họp của họ trở nên khó khăn hơn, có nhiều chỗ cho thất bại hơn và các cuộc tranh luận về các cách tiếp cận và ý tưởng khác nhau có thể trở nên khó khăn.

Tất nhiên, những con số này khác nhau. Katherine Kline từ Đại học Wharton tuyên bố rằng quy mô nhóm lý tưởng là từ 3-5 người trong khi một báo cáo từ Forbes cho thấy một loạt các câu trả lời. Sự thật là, quy mô của nhóm phụ thuộc rất nhiều vào nhiệm vụ cần hoàn thành. Nhiệm vụ càng lớn, càng quan trọng hoặc càng phức tạp, thì một nhóm lớn cần được tận dụng để xử lý nó.

3. Tìm ra một người lãnh đạo cho nhóm.  

Khả năng lãnh đạo là rất quan trọng đối với một nhóm, nhưng nó có thể không nhất thiết phải đến từ bên trong nhóm. Việc giao cho nhóm một người để báo cáo, người hướng dẫn sứ mệnh tổng thể của họ và chỉ cho họ đi đúng hướng, là rất quan trọng. Điều này cho phép mỗi thành viên trong nhóm làm việc độc lập, trong khi vẫn hướng tới một mục tiêu chung.

Mỗi thành viên trong nhóm nên xem toàn bộ bức tranh. Làm việc mù quáng hướng tới một mục tiêu mà không biết các thành viên khác trong nhóm đang làm việc gì dẫn đến sự kém hiệu quả và chồng chéo. Đây là một trong số ít lợi ích của các cuộc họp nhóm thường xuyên – nó giúp nhóm của bạn hiểu được điều gì là quan trọng và thấy các mục tiêu lớn hơn. Điều quan trọng nữa là nhóm thiếu động lực quyền lực khi có một nhà lãnh đạo trung tâm để đưa ra tất cả các quyết định; một hội đồng hoặc sự sắp xếp dân chủ có xu hướng hiệu quả hơn.

4. Đưa cho nhóm của bạn các Mục tiêu THÔNG MINH (S.M.A.R.T)

Việc tạo ra một nhóm và yêu cầu họ “cải thiện công việc kinh doanh của tôi” không có tác dụng gì. Mọi thành viên trong nhóm có thể có những ý tưởng độc đáo về cách thức cải tiến, và chúng có thể trông như thế nào, và những bước cần thực hiện trong khung thời gian nào. Tệ hơn nữa, một số ý tưởng đó có thể xung đột với nhau. Giải pháp cho điều này là các mục tiêu THÔNG MINH (SMART)

Các mục tiêu THÔNG MINH, như bạn có thể biết, là các mục tiêu hữu hình phù hợp với năm thuộc tính sau:

• Mục tiêu SMART có tính chính xác và cụ thể; không nên có khuyến nghị kiểu như “Hãy phát triển doanh nghiệp!” Thay vào đó là  “Chúng tôi sẽ tăng tỷ lệ chuyển đổi lên 5,3% trong quý này” hay là “Chúng ta sẽ giảm lương nhân sự nghỉ việc 27% trong năm nay”
• Một mục tiêu THÔNG MINH cần phải được đo lường theo một cách nào đó. Rốt cuộc, nếu không có các chỉ số, làm thế nào bạn có thể biết liệu các hành động của nhóm bạn có thành công hay không? Đặt hoặc chọn cách đo lương cho “mục tiêu”.
• Đặt mục tiêu thực tế là rất quan trọng. “Nhân đôi lợi nhuận của chúng tôi trong năm nay” có thể khả thi đối với một số công ty khởi nghiệp với nguồn vốn cao, nhưng đại đa số các công ty cần những mục tiêu hợp lý hơn nhiều.
• Mục tiêu phải phù hợp với mục đích chung của doanh nghiệp và mục đích cụ thể của nhóm. Việc thiết lập một nhóm bán hàng hiệu suất cao để phát triển một sản phẩm mới không tận dụng được kiến ​​thức chuyên môn của họ.
• Đưa ra thời hạn cho nhóm để đạt được mục tiêu, nhưng đảm bảo rằng các mốc thời gian đó là hợp lý. Đừng để họ mất quá nhiều thời gian và lãng phí, nhưng hãy đảm bảo rằng họ không bị thúc ép phải đạt được điều không thể trong vài tuần.

Nhìn chung, các mục tiêu / nhiêm vụ thỏa các thuộc tính kể trên mang lại hiểu qủa cao cho công ty, điều này đã được chứng minh qua nhiều nghiên cứu nhân sự.

[Giới Thiệu] Tembo Pay – Phần mềm nhân sự – Chấm công – Tính Lương 4.0, hàng đầu khu vực Đông Nam Á và Việt Nam. Dùng thử 30 ngày ngay tại www.tembo-pay.com