Nhiều người thích làm việc từ xa. Và nhiều nhà lãnh đạo doanh nghiệp đang gặt hái được những lợi ích từ năng suất cao hơn của nhân viên làm việc từ xa. Tuy nhiên, điều này không phải là không có thách thức của nó.

Chúng ta đã đánh mất cuộc trò chuyện thông thường với đồng nghiệp, ngôn ngữ cơ thể trong giao tiếp cũng như những hiểu biết sâu sắc và ý tưởng có thể được tạo ra thông qua những cuộc gặp gỡ tình cờ ngoài hành lang. Khi các công ty vẫn có su hướng cho nhân viên làm việc từ xa kể cả sau đại dịch. Đã đến lúc đánh giá cách chúng ta tiếp tục tương tác với nhân viên của mình theo những cách có ý nghĩa và tiếp tục mang lại giá trị cho khách hàng của công ty.

1/ Tập trung vào sự linh hoạt của con người
Không có một trụ sở trung tâm, điều quan trọng hơn bao giờ hết là làm cho mọi người cảm thấy được trân trọng và như thể họ có tiếng nói trong công việc. Xây dựng cuộc trò chuyện thông thường thành các cuộc gọi video 1:1 theo lịch trình là một cách tuyệt vời để giữ các đường dây liên lạc cởi mở trong nhóm của bạn. Điều quan trọng là không chỉ thảo luận về công việc mà còn phải còn là những câu chuyện cuộc sống bên lề. Những gì đang xảy ra trong cuộc sống cá nhân ảnh hưởng đến cách mọi người thể hiện trong công việc. Khi bạn tìm cách hiểu mọi người ở cấp độ cá nhân trước khi đưa ra quyết định cho nhóm, bạn sẽ xây dựng niềm tin của nhóm vào quyết định của bạn. Khi xung đột nảy sinh trong hoặc giữa các nhóm làm việc từ xa, hãy tìm cách hiểu và hỏi ‘tại sao’, thay vì cho rằng bạn biết câu trả lời rồi. Xung đột có thể biến thành sự cộng tác với sự thấu hiểu và có thể xây dựng các nhóm mạnh hơn.

Khi giao tiếp hàng ngày chuyển sang trực tuyến, nhiều người đang phải chịu đựng sự mệt mỏi vì quá nhiều cuộc họp trực tuyến. Để hỗ trợ điều này, hãy đảm bảo rằng các cuộc họp có định hướng hành động và khuyến khích chuẩn bị trước các cuộc gọi. Đảm bảo mọi người có thời gian trong ngày để hoàn thành công việc ở cấp độ cá nhân cũng quan trọng như việc cho phép các nhóm trò chuyện, chia sẻ và học hỏi cùng nhau.

2/ Điều chỉnh cách thức phát triển, đào tạo & công nhận thành quả.
Nếu các nhóm, phòng ban của công ty không gặp mỗi ngày, Họ có thể dễ dàng quên chấm công và cập nhật công việc và dự án mà nhóm của bạn đang triễn khai. Tuy nhiên, khi mọi người tự điều hướng vai trò và trách nhiệm của mình một mình, ở nhà, việc kiểm tra – trao đổi thường xuyên và cung cấp phản hồi quan trọng hơn bao giờ hết. Thay vì chỉ giới hạn việc phản hồi cho người quản lý trực tiếp, hãy khuyến khích đồng nghiệp và các trưởng nhóm khác tham gia vào, đồng thời cho mọi người cơ hội  tự đánh giá bản thân. Khi nhân viên nắm bắt rõ những gì họ đang làm thì môi trường được tạo ra sẽ tương đồng với một văn phòng làm việc truyền thống. Hãy tạo cho mọi người một môi trường nơi để họ nói về những thành tựu và tiến bộ của họ trong công việc.

Sự hướng dẫn tận tình và các cơ hội học hỏi, đào tạo là thứ giúp mọi người có thêm nhiều động lực, nhất là những thời điểm thách thức như hiện nay khi thông tin đại chúng đầy ấp những thông tin tiêu cực.

3/ Làm cho sự giao tiếp và hợp tác dễ dàng hơn
Theo Trung tâm Khoa học Tâm trí của Hệ thống Y tế Đại học Quốc gia Singapore (NUHS), 61% những người làm việc tại nhà cảm thấy căng thẳng và kiệt sức. Năng suất có thể đã tăng lên, nhưng nhiều người đang phải chịu đựng thời gian làm việc dài hơn, mà không có sự phân chia trước đó giữa công việc và cuộc sống gia đình. Vậy bạn có thể giúp họ như thế nào? Trang bị cho họ những công cụ phù hợp để giao tiếp hiệu quả.

Mọi người đã quen với việc có mọi người xung quanh trong môi trường làm việc và có thể cảm thấy lạc lõng khi làm việc ở nhà. Triển khai các công cụ để cho phép nhắn tin tức thì và hội nghị truyền hình giữa và trong các nhóm, có thể giúp công ty của bạn đạt sự kết nối cao. Luôn bật video trong các cuộc họp giúp duy trì cảm giác kết nối, cũng như hỗ trợ giao tiếp bằng ngôn ngữ cơ thể.

80% nói rằng họ sẽ có mối quan hệ tốt hơn nhờ việc giao tiếp nhóm thường xuyên hơn trong khi làm việc từ xa.
Tạp chí Kinh doanh Harvard, Nghiên cứu Xu hướng Nơi làm việc, Tháng 3 năm 2020
Khi chọn các công cụ phù hợp cho nhóm của bạn, sau đây là một số cân nhắc:

• Bạn cần chức năng gì?
• Thông tin nào sẽ được gửi qua nền tảng này? Có những cân nhắc về bảo mật nào cần được giải quyết không?
• Trải nghiệm người dùng và giao diện dễ hiểu và dễ tiếp thu đến mức nào?, ngay cả với các nhóm, phòng mà trước đây có thể không cần phải hiểu biết nhiều về công nghệ.
• Các công cụ có tương thích với phần mềm khác mà bạn đang sử dụng không? Có thể kết nối và tích hợp được không?

4/ Nâng cao tính minh bạch và khả năng tiếp cận thông tin
Theo một Khảo sát về Mức độ Tương tác của TinyPulse , minh bạch là yếu tố góp phần số 1 vào hạnh phúc của nhân viên. Với nhiều nhóm làm việc từ xa và một số thực hiện công việc linh hoạt giữa gia đình và văn phòng, việc đảm bảo mọi người đều có quyền truy cập vào cùng một thông tin và tài liệu công việc là một bước thiết yếu để cải thiện tính minh bạch. Giúp toàn bộ nhóm của bạn làm việc trên cùng một tiến độ – cùng một loại hình phần mềm. Năm nay, Việt Nam nói riêng và thế giới nói chung chứng kiến ​​sự tăng tốc nhanh chóng sự chuyển đổi kỹ thuật số đối với nhiều doanh nghiệp, tuy nhiên, nhiều doanh nghiệp vẫn phụ thuộc vào các quy trình trên giấy tờ.
Gần 60% doanh nghiệp báo cáo rằng có đến 30% các quy trình của họ vẫn dựa trên giấy tờ mà không có phần mềm gì hỗ trợ.
‍Loại bỏ các quy trình giấy tờ và hợp lý hóa quy trình làm việc bằng cách số hóa nội dung và sử dụng các nền tảng dựa trên đám mây và có hỗ trợ thiết bị di động. Điều này sẽ cải thiện tính minh bạch và chuyển giao thông tin công ty và đảm bảo nhóm của bạn có thể truy cập tất cả công việc cho dù họ ở đâu. Việc nâng cấp tính truy cập tức thì giúp đảm bảo mọi người của bạn có quyền truy cập vào hồ sơ và thông tin công việc của riêng họ, đồng thời triển khai các công cụ quản lý dự án để mọi người đều biết những gì đang xảy ra trên các dự án là những bước tuyệt vời để đảm bảo năng suất được duy trì mà không làm tăng thêm khối lượng công việc.

5/ Sử dụng một phần mềm nhân sự điện toán đám mây – giống như Tembo Pay

Để làm được những điều kể trên một cách hiệu quả, việc có một phần mềm nhân sự giống như Tembo Pay gần như là điều bắt buộc vì khi không đến công sở trực tiếp mọi người vẫn cần một hình thức chấm công. Theo một cách nào đó, việc chấm công giúp mọi người tách biệt giữa công việc và đời sống cá nhân của họ. Tembo Pay hỗ trợ việc chấm công online trên mọi thiết bị.

Như đã đề cập ở trên, khi mọi người ít đến văn phòng thì các công ty cần một cách để quản lý lịch làm việc và ngày phép và nhân viên cũng vậy. Tembo Pay giúp các công ty quản lý lịch làm việc và ngày phép của mình một cách hiệu quả, trực quang và khoa học. Phiếu lương cũng được Tembo Pay hỗ trợ gửi đến tận email của nhân viên. Bấy nhiêu thôi cũng giảm một khối lượng lớn công việc và giấy tờ cho nhân viên của bạn. Ngoài ra, phòng kế toán và nhân sự của các công ty được trang bị của Tembo Pay cũng được nhẹ bớt công việc khi các báo cáo thuế, bảo hiểm, quyết toán thuế đã được Tembo Pay hỗ trợ xuất.

www.tembo-pay.com Phần mềm nhân sự – Tính Lương – Chấm công thế hệ mới

Trải nghiệm thử 30 ngày miễn phí! www.tembo-pay.com HRM made easy for small business.